Politique de confidentialité

Article 1 - Responsable de la protection de vos renseignements

TerrainBook a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels, chargée de veiller au respect de la présente Politique et de la Loi 25. Vous pouvez la joindre pour toute question, demande d'accès ou plainte :

Article 2 - Renseignements que nous recueillons

Nous recueillons les renseignements suivants.

2.1 Renseignements de compte

Lors de la création de votre compte et de l'utilisation de la Plateforme, selon votre profil :

• votre nom (ou celui de votre organisation) et, le cas échéant, votre prénom ;
• votre adresse courriel, qui sert d'identifiant de connexion ;
• votre numéro de téléphone ;
• votre adresse postale, qui sert notamment d'adresse de facturation ;
• pour une organisation : son site web, les sports pratiqués, son nombre de membres, ainsi que le nom, le courriel et le téléphone des personnes responsables des réservations et de la facturation ;
• la date, l'heure et la version des Conditions générales d'utilisation que vous avez acceptées.

2.2 Renseignements liés à vos activités sur la Plateforme

• vos réservations et vos demandes de réservation (installation, date, horaire, sport, notes, montants, taxes) ;
• les annonces d'activités que vous publiez, le cas échéant ;
• les photos que vous téléversez (par exemple pour présenter une installation) ;
• votre signature électronique des conditions d'une réservation, avec l'horodatage et le type de navigateur utilisé au moment de la signature.

2.3 Renseignements de paiement

Lorsque vous effectuez un paiement, celui-ci est traité par notre prestataire Stripe. Les données de votre carte de paiement sont saisies directement chez Stripe et ne transitent pas par nos serveurs ni n'y sont conservées. Nous conservons uniquement les informations nécessaires au suivi de la transaction (montant, statut, référence de paiement).

Lorsque vous choisissez de régler une réservation en plusieurs versements ou à une date différée, votre moyen de paiement est conservé de façon sécurisée par Stripe afin d'exécuter les paiements que vous avez autorisés à l'avance. Ici encore, seuls des identifiants de référence fournis par Stripe (un identifiant de client et un identifiant de moyen de paiement) sont conservés dans nos systèmes ; les données de votre carte demeurent chez Stripe et jamais sur nos serveurs. Vous autorisez expressément ces prélèvements au moment de la réservation, selon l'échéancier qui vous est présenté, et vous pouvez y mettre fin en annulant la réservation dans les conditions prévues à l'article 7 de nos Conditions générales d'utilisation, étant entendu que les versements échus ou tombant dans le délai de préavis applicable demeurent dus.

2.4 Renseignements de navigation et d'utilisation

• lorsque vous effectuez une recherche avec des filtres (sport, secteur, date souhaitée, nombre de résultats), celle-ci est enregistrée à des fins statistiques d'amélioration de la Plateforme ;
• des données de mesure d'audience anonymisées relatives à l'intérêt du public pour les activités publiées, qui ne permettent pas de vous identifier ;
• des renseignements techniques strictement nécessaires au fonctionnement de la Plateforme (voir l'article 10 sur les témoins) ;
• des renseignements d'usage transmis par le fournisseur de la carte interactive (Mapbox), décrits à l'article 5.

Article 3 - Fins auxquelles nous utilisons vos renseignements

Nous utilisons vos renseignements uniquement aux fins suivantes :

• créer et gérer votre compte, et vous authentifier ;
• permettre les réservations, les demandes et la mise en relation entre Réservants et Propriétaires ;
• traiter les paiements, les versements aux Propriétaires, les remboursements et la facturation, et percevoir les taxes applicables ;
• vous transmettre les communications liées à votre compte et à vos transactions (confirmations, rappels, avis d'annulation, modifications importantes des Conditions ou de la présente Politique) ;
• conserver la preuve de votre acceptation des Conditions générales d'utilisation ;
• assurer la sécurité de la Plateforme, prévenir la fraude et faire respecter nos Conditions ;
• améliorer la Plateforme et ses fonctionnalités au moyen de statistiques d'utilisation ;
• respecter nos obligations légales, notamment fiscales et comptables.

Nous n'utilisons pas vos renseignements à des fins de prospection commerciale sans votre consentement, et nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

Article 4 - Fondement du traitement et consentement

Nous traitons vos renseignements :

• lorsque cela est nécessaire à l'exécution du contrat qui nous lie (par exemple, gérer votre compte et vos réservations) ;
• lorsque la loi nous y oblige (par exemple, conserver les pièces comptables et fiscales) ;
• sur la base de votre consentement, pour les traitements qui ne relèvent ni de l'une ni de l'autre catégorie.

En créant un compte et en utilisant la Plateforme, vous consentez au traitement de vos renseignements décrit dans la présente Politique. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment (article 9), étant entendu que le retrait peut vous empêcher de continuer à utiliser certaines fonctionnalités ou la Plateforme.

Article 5 - Communication de vos renseignements à des tiers

5.1 Autres utilisateurs de la Plateforme

Par nature, la Plateforme met en relation des Réservants et des Propriétaires. Lorsque vous effectuez une réservation ou une demande, les renseignements nécessaires à son exécution (notamment votre nom et vos coordonnées) sont communiqués au Propriétaire concerné, et réciproquement les coordonnées de contact du Propriétaire vous sont communiquées. Ces échanges ont pour seule finalité la réalisation de la location.

Le personnel de l'établissement. Le Propriétaire peut donner à des membres de son personnel - appariteurs, personnel de sécurité, personnel d'entretien - un accès en consultation seule à l'horaire de son établissement. Ces personnes voient alors, pour les créneaux réservés : le nom du Réservant attendu et la note que vous avez laissée au gymnase. Elles ne voient aucune coordonnée - ni téléphone, ni adresse de courriel -, aucun montant, aucune adresse de facturation, aucune donnée de paiement, et ne peuvent rien modifier.

Cette communication est nécessaire à l'exécution de votre réservation : c'est la personne qui ouvrira la porte et préparera le plateau, et elle doit pouvoir vérifier que le groupe qui se présente est bien celui qui a réservé. Le Propriétaire est tenu de n'accorder cet accès qu'aux personnes qui en ont besoin dans leurs fonctions et de le retirer à leur départ (article 4.6 des Conditions générales d'utilisation). Nous conservons la trace de chaque accès accordé, de sa date et de son retrait ; vous pouvez nous demander qui a eu accès à l'horaire d'un établissement où vous avez réservé.

5.2 Prestataires de services (sous-traitants)

Nous faisons appel à des prestataires qui traitent des renseignements pour notre compte, selon nos instructions et sous notre responsabilité, aux seules fins de faire fonctionner la Plateforme. Stripe fait exception sur une partie de son activité : voir la précision qui suit le tableau.

À propos de Stripe, notre prestataire de paiement : pour traiter les paiements, il agit pour notre compte, comme les autres prestataires du tableau. Mais la loi lui impose par ailleurs des obligations qui lui sont propres - détecter la fraude et vérifier l'identité des personnes à qui des sommes sont versées, notamment. Pour ces finalités-là, Stripe détermine lui-même ce qu'il traite et répond de ce traitement en son propre nom, et non au nôtre. Sa politique de confidentialité s'applique alors en plus de la présente (stripe.com/privacy).

Si vous êtes Propriétaire, l'inscription qui vous permet de recevoir vos versements se déroule directement chez Stripe : vos coordonnées bancaires et, le cas échéant, la pièce d'identité qui vous est demandée sont recueillies par Stripe et ne nous sont jamais transmises. Nous recevons uniquement la confirmation que la vérification a abouti.

À propos de la carte interactive Mapbox : pour compter les affichages de carte et assurer son service, Mapbox reçoit des données d'usage anonymisées lorsque la carte s'affiche. Ce mécanisme ne peut pas être désactivé indépendamment du fonctionnement de la carte. Lorsque vous saisissez une adresse (par exemple l'adresse d'une installation), celle-ci est transmise à Mapbox et à OpenStreetMap pour être localisée.

5.3 Autorités et obligations légales

Nous pouvons communiquer vos renseignements lorsque la loi l'exige, notamment à la demande d'une autorité compétente, ou pour faire valoir nos droits, prévenir la fraude ou protéger la sécurité des personnes et des biens.

5.4 Transaction commerciale

Si TerrainBook devait faire l'objet d'une réorganisation, d'une fusion, d'une acquisition, d'une vente d'actifs ou d'un autre transfert d'entreprise, vos renseignements pourraient être communiqués à la partie concernée, dans la mesure nécessaire à la réalisation de cette transaction. Cette faculté est prévue à l'article 16.4 de nos Conditions générales d'utilisation.

Une entente écrite encadre alors cette communication : la partie qui reçoit vos renseignements ne peut les utiliser qu'aux fins de la transaction, doit en assurer la protection et ne peut les conserver si la transaction n'a pas lieu. Si la transaction se conclut, nous vous informons que vos renseignements ont été communiqués.

Hors les cas décrits au présent article, nous ne vendons ni ne louons vos renseignements, et nous ne les communiquons à aucun tiers à des fins commerciales.

Article 6 - Communication de renseignements à l'extérieur du Québec

La base de données principale, l'authentification et les photos que vous téléversez sont hébergées au Canada (région ca-central-1 de notre prestataire Supabase). Vos renseignements de compte et de réservation demeurent donc au Canada. Ce prestataire est toutefois une société établie à Singapour : son personnel de soutien peut, pour les besoins de l'exploitation du service, accéder à distance aux renseignements hébergés au Canada.

Les traitements effectués par la Plateforme elle-même (création de compte, réservation, paiement, envoi des avis) s'exécutent également au Québec, à Montréal, chez notre prestataire d'hébergement Vercel. Seules la diffusion des pages du site et les journaux techniques qui en résultent (adresse IP, horodatage) sont répartis sur un réseau international. Ce prestataire est une société établie aux États-Unis.

Certains autres traitements ont lieu à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis : le traitement des paiements (Stripe) et l'envoi des courriels (Resend / Amazon SES). TerrainBook LLC, l'exploitant de la Plateforme, est par ailleurs une société constituée aux États-Unis. Les renseignements confiés à ces prestataires peuvent être soumis aux lois de ces juridictions.

Avant de confier des renseignements à un prestataire établi hors du Québec, nous procédons à une évaluation visant à nous assurer qu'ils bénéficient d'une protection adéquate, et nous encadrons ces communications par des engagements contractuels appropriés.

Article 7 - Durée de conservation

Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que votre compte est actif et que cela est nécessaire aux fins décrites dans la présente Politique.

Après la fermeture de votre compte, nous ne conservons que les renseignements que la loi nous oblige à garder ou qui sont nécessaires à la protection de nos droits, à savoir principalement :

• les pièces liées à vos transactions (montants, taxes, factures), pendant la durée exigée par la législation fiscale, soit six ans ;
• la preuve de votre acceptation des Conditions, pendant trois ans après la fin de notre relation (délai de prescription civile de droit commun).

Passé ces délais, vos renseignements sont détruits ou anonymisés.

Article 8 - Sécurité des renseignements

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité raisonnables, physiques, techniques et administratives, pour protéger vos renseignements contre la perte, l'accès non autorisé, la divulgation ou l'altération. Ces mesures comprennent notamment le chiffrement des communications, la restriction des accès aux renseignements et l'authentification des comptes.

Aucun système n'étant parfaitement sûr, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue. Vous êtes responsable de la confidentialité de vos identifiants de connexion et devez nous informer sans délai de tout accès non autorisé à votre compte.

Article 9 - Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants sur vos renseignements personnels :

• Droit d'accès : obtenir la confirmation que nous détenons des renseignements à votre sujet et en obtenir communication ;
• Droit de rectification : faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque ;
• Droit de retrait du consentement : retirer à tout moment le consentement que vous avez donné, pour l'avenir ;
• Droit à la portabilité : obtenir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements informatisés que vous nous avez fournis ;
• Droit à la cessation de la diffusion et à la désindexation : demander, dans les conditions prévues par la loi, que cesse la diffusion d'un renseignement ou que soit désindexé un lien y donnant accès ;
• Droit d'être informé en cas de décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, le cas échéant.

Pour exercer ces droits, écrivez à la personne responsable de la protection des renseignements personnels (article 1). Nous répondons dans les 30 jours de la réception de votre demande. Nous pourrons vous demander de confirmer votre identité avant d'y donner suite.

Vous pouvez aussi, à tout moment, fermer votre compte (article « Suspension et résiliation » de nos Conditions générales d'utilisation).

Article 10 - Témoins (cookies) et technologies de suivi

La Plateforme utilise uniquement des témoins (cookies) et technologies strictement nécessaires à son fonctionnement, notamment pour vous maintenir connecté et sécuriser votre session. Ces témoins ne servent pas à vous suivre à des fins publicitaires.

Nous n'utilisons actuellement aucun outil de mesure d'audience publicitaire ni de traçage à des fins de profilage. Si nous en ajoutions, nous mettrions à jour la présente Politique et recueillerions votre consentement lorsque la loi l'exige.

Article 11 - Renseignements concernant les mineurs

La création d'un compte est réservée aux personnes âgées d'au moins 18 ans. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de mineurs en tant que titulaires de compte.

Des mineurs peuvent néanmoins être concernés indirectement, par exemple sur une photo d'installation ou en tant que participants à une activité organisée par un Réservant. Il appartient à la personne qui publie un tel contenu d'avoir obtenu le consentement requis, y compris celui du titulaire de l'autorité parentale lorsque la personne concernée est mineure (articles 3.4 et 8.2 des Conditions générales d'utilisation).

Si vous croyez que nous détenons par erreur des renseignements concernant un mineur, écrivez-nous (article 14) : nous les supprimerons.

Article 12 - Incidents de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité (par exemple un accès non autorisé à vos renseignements) présentant un risque de préjudice sérieux, nous prenons les mesures raisonnables pour en réduire les conséquences, en avisons la Commission d'accès à l'information du Québec ainsi que les personnes concernées lorsque la loi l'exige, et consignons l'incident dans un registre.

Article 13 - Modifications de la présente Politique

Nous pouvons modifier la présente Politique afin de refléter l'évolution de la Plateforme ou de nos obligations légales. En cas de modification importante, nous vous en informons par courriel ou par un avis sur la Plateforme au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. La date de dernière mise à jour figure en tête du document.

Article 14 - Nous joindre et formuler une plainte

Pour toute question relative à la présente Politique, pour exercer vos droits ou pour formuler une plainte concernant le traitement de vos renseignements :

Si le traitement de votre plainte ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca).